Áp dụng ISO 9001 điện tử trong hành chính nhà nước

Tiêu chuẩn ISO 9001 được áp dụng rộng rãi tại nhiều công ty, cơ sở, tổ chức, trong đó có cả cơ quan hành chính nhà nước và tạo ra nhiều tác động tích cực.

Hiện nay, tiêu chuẩn ISO 9001 chủ yếu được áp dụng một cách thủ công tại các cơ quan. Tuy vậy phương thức quản lý hành chính thủ công này tồn tại một số nhược điểm, nhất là trong bối cảnh cách mạng 4.0, chuyển đổi công nghệ số đang dần trở thành xu hướng mới.

Khi thực hiện kiểm soát thông tin thủ công, chỉ những người tham gia quy trình mới biết được hiệu quả công việc của các công đoạn trước thông qua phiếu kiểm soát ISO. Không thể tra cứu, tìm kiếm thông tin về tình trạng công việc một cách nhanh chóng. Bộ tài liệu ISO 9001 của mỗi cơ quan thường lên tới vài trăm trang, vì vậy rất khó để nhớ hết và thực hiện ngay được. Mặt khác, các nghị định, quyết định, thông tư của nhà nước cũng thường xuyên sửa đổi, bổ sung, ban hành mới nên các biểu mẫu và quy trình được soạn thảo khi xây dựng ISO 9001 sẽ nhanh chóng lạc hậu và trở nên không phù hợp với thực tiễn.

ISO hành chính điện tử ra đời như một giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế trên. Về cơ sở pháp lý, ngày 13/6/2011, Chính phủ ban hành Nghị định số 43/2011/NĐ-CP Quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước. Tróng đó nêu rõ 4 cấp độ thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến với cấp độ thấp nhất là chỉ cung cấp thông tin thủ tục hành chính trên internet và cấp độ cao nhất là mọi khâu của thủ tục hành chính đều thực hiện trực tuyến. Tới năm 2014, Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước được Thủ tướng Chính phủ ban hành. Việc kết hợp triển khai Nghị định số 43 và Quyết định số 19 được gọi tắt là ISO điện tử. Hiểu một cách đơn giản, đây là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO.

Áp dụng ISO điện tử giúp tra cứu, tổng hợp thông tin đầy đủ ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào. Nhân viên nắm được yêu cầu công việc và thời gian làm việc, lãnh đạo quản lý nhân sự, phòng, ban thuận lợi hơn. Nhờ có ISO điện tử mà cơ quan hành chính dễ dàng cập nhật những thay đổi về quy trình và biểu mẫu mới một cách tự động. Người dân có thể điền và nộp biểu mẫu trực tuyến. Đảm bảo các thông tin được công khai, minh bạch cho người dân. Khi thực hiện dịch vụ công trực tuyến ở mức độ cao, người dân có thể theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ trên trang thông tin điện tử của cơ quan hành chính. Đồng thời dễ dàng đóng góp ý kiến trực tuyến, giúp nhân dân tham gia kiểm soát hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước dễ dàng hơn.

Thực tế, dù cơ quan áp dụng ISO hành chính thủ công hay ISO hành chính điện tử thì con người vẫn là yếu tố then chốt quyết định đến chất lượng dịch vụ và hiệu quả quản lý tổ chức. Các cơ quan nên chú trọng tư vấn ISO 9001 kết hợp với ứng dụng công nghệ thông tin để tạo nên sức mạnh tổng hợp cho hoạt động hành chính của mình.

Để triển khai hành chính điện tử tốt trước hết cần đầu tư hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin. Tùy thuộc vào năng lực tài chính mà các cơ quan có thể phân bổ đầu tư hợp lý giữa nâng cấp internet, phần cứng, phần mềm. Không chỉ trang bị cơ sở vật chất, đào tạo để nâng cao trình độ công nghệ thông tin của cán bộ công nhân viên cũng cần chú trọng. Bởi nếu không quen sử dụng công nghệ thông tin thì việc thao tác trên máy tính có thể còn mất nhiều thời gian hơn làm việc thủ công, làm chậm tiến độ giải quyết thủ tục hành chính cho người dân. Cuối cùng, cần hoàn thiện các phần mềm đáp ứng ISO điện tử.

Năm 2018, Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành công văn số 419/BKHCN-TĐC yêu cầu tất cả các đơn vị quản lý nhà nước phải cập nhật phiên bản ISO 9001:2008 lên ISO 9001:2015 trước ngày 30/6/20121. Điều này cho thấy xây dựng hệ thống ISO 9001 là đòi hỏi bắt buộc với cơ quan hành chính nhà nước còn áp dụng ISO điện tử mới dừng lại ở mức độ khuyến nghị.